Atte Lonkari / Frendy

On hyvin yleistä ja monelle tuttua, että yrityksen tieto on hajallaan eri verkkolevyillä, omilla työasemilla, sähköpostissa, järjestelmissä ja jopa paperitulosteina. Näiden hallitseminen tai tärkeän tiedon löytäminen on aikaa vievää ja usein jopa mahdotonta. Ja koska juuri tieto on yrityksen tärkein voimavara (henkilöstön ohella luonnollisesti), niin tilanne on helposti kestämätön. Onneksi näin ei tarvitse olla – oikein rakennetun tiedonhallinnan kautta liiketoiminnan prosessit rullaavat sujuvasti ja päivittäinen työnteko helpottuu.

Tavallisesti yrityksen kaikki tieto on tallennettu verkkoasemille tai pilveen. Vaikka firman oma hakemistorakenne olisikin rakennettu suunnitelmallisesti, niin sen käyttö ei olekaan niin yksinkertaista. Muun muassa seuraavat ongelmat ovat hyvin tavallisia:

• Tarvittava tiedosto on taas kateissa (asiakirja, kuva, video, äänitiedosto jne).
• Päivittäiseen dokumenttien käsittelyyn kuluu tuskallisen paljon aikaa ja se syö työn tehokkuutta.
• Joku on muokannut tiedostoa, mutta en tiedä kuka ja miten.
• Samasta tiedostosta on liikkeellä useita versioita ja kaikki erilaisia.
• Tietoon ei päästä käsiksi ollessa ”off-line”.
• Tärkeät dokumentit tallennettiin väärään paikkaan tai unohdettiin tallentaa kokonaan.
• Oikean version päälle tallennettiin vahingossa väärä ja kaikki työ valui hukkaan.

Nämä ja monet muut työskentelyn pullonkaulat voidaan selättää helposti, kun siirrytään älykkääseen tiedonhallintaan. Muita termejä samalla asialle ovat esimerkiksi asiakirjahallinta, dokumenttien hallinta tai Document Management. Tiedonhallintaan on olemassa siihen tarkoitettuja järjestelmiä, kuten esimerkiksi suomalainen M-Files. Alla on kuvattu esimerkkejä kuinka oikein rakennettu tiedonhallinta selättää yllä olevat ongelmat helposti.

Oikea tieto löytyy hetkessä

Sinun ei tarvitse enää miettiä minne kansioon hakemasi tiedosto on tallennettu, koska tietoa haetaan nyt haeta sijainnin vaan sisällön ja merkityksen mukaan. Tiedostot voivat sijaita eri paikoissa, kuten serverillä, pilvessä, järjestelmissä, jaetussa kansiossa jne. Tieto siis löytyy helposti välittämättä siitä missä se ”fyysisesti” sijaitsee. Ja kun kaikki työstävät aina yhtä ja samaa dokumenttia, ei siitä liiku useita kopioita eri käyttäjillä. Näin voidaan olla varmoja, että avattu asiakirja on aina viimeisin oikea versio.
Tehokkuus kasvaa

Kun aika ei kulu tiedon etsimiseen, niin työn tehokkuus kasvaa merkittävästi. Helpompi ja tehokkaampi tiedonhallinta mahdollistaa keskittymisen oleelliseen eli varsinaisen liiketoiminnan pyörittämiseen. On sitten itsestä kiinni, käyttääkö vapautuneen ajan tekemällä enemmän samassa ajassa, vai tekemällä saman asian nopeammin, jolloin vapaa-aikaa jää enemmän.

Tieto on aina ajantasaista

Kun kaikki pääsevät käsiksi samaan dokumenttiin, ei rinnakkaisia versioita synny. Kukin käyttäjä muokkaa yhtä ja samaa dokumenttia ja mikäli on tarve palata takaisin aiempiin versioihin, ne löytyvät automaattisesti tallennettuina ja saadaan palautettua nappia painamalla. Kaikki tämä tapahtuu tietoturvallisesti, koska dokumentit näkyvät vain niille käyttäjille, joilla on niihin oikeus.

Automaattiset työnkulut

Kun tietojenhallinta on rakennettu ammattimaisesti, monet päivittäiset rutiinit hoituvat automaattisesti eri työnkulkujen (workflow) avulla. Kun liiketoimintaprosessin edellinen vaihe täyttyy, siirtyy se automaattisesti seuraavaan vaiheeseen. Esimerkiksi kun myynnissä tilaussopimus on sähköisesti allekirjoitettu, siirtyy se automaattisesti taloushallinnon omiin prosesseihin. Myös esim. paperisten asiakirjojen skannaus helpottuu, kun tieto tallentuu automaattisesti asiakirjasta luetun metatiedon mukaan. Ennen tämä kaikki tehtiin manuaalisesti ja virheen mahdollisuus oli suuri. Automaation kautta kaikki vaiheet tulee huomioitua ja arkistoitua asianmukaisesti.

Tieto on saatavilla paikasta ja laitteesta riippumatta

Mobiilisovellusten avulla tieto on aina siellä missä sitä tarvitaan. Sopimukset, asiakastiedot, esitteet – kaikki on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Enää ei tarvitse asiakaskäynnillä palata asiaan myöhemmin sen takia, että tarvittavat dokumentit jäivät toimistolle.

Kaikki tieto on jaettavissa

Tietoa voidaan jakaa turvallisesti myös oman organisaation ulkopuolelle. Jaettaessa pääsy vain alkuperäiseen tiedostoon, ei sähköposteissa pyöri useita eri versioita samasta dokumentista. Tiedon jakaminen on muutenkin helppoa, jos tiedonhallintajärjestelmä on integroitu olemassa oleviin muihin järjestelmiin, kuten Microsoft Outlookiin tai SalesForce CRM:ään.

Yhteenvetona

Siinä muutama fakta, miksi älykäs tiedonhallinta tehostaa merkittävästi yritysten liiketoimintaa. Tiedon määrä kasvaa jatkuvasti eksponentiaalisesti, ja ellemme tee jotain tämän tietotulvan hallitsemiseksi, olemme pulassa. Hakemistorakenteiden sekavuus, tiedon sirpaloituminen eri paikkoihin ja useiden eri versioiden aiheuttama tuska on monelle tuttua. Onneksi nykyaikaiset tiedonhallintajärjestelmät ovat yritysten apuna ja tuovat järjestystä tähän kaaokseen. Tietotulva ei ainakaan tule pienenemään tulevaisuudessa, joten apu onkin erittäin tervetullutta.

Oletko sinä harkinnut oman yrityksesi tiedonhallinnan päivittämistä nykyaikaan? Ota ihmeessä yhteyttä Frendyn asiantuntija-kavereihin, ja saat apua pienempien tai isompien kaaosten selättämiseen!