PwC:n Whistleblower-palvelu: lisätietoa ja ohjeita

1. Väärinkäytöksestä ilmoittavien henkilöiden suojeleminen

Frendy ei saa estää tai yrittää estää ilmoittamista eikä ryhtyä ilmoittamisen vuoksi toimenpiteisiin

• ilmoituksen tehnyttä henkilöä vastaan,
• palveluntuottajan palveluksessa olevaa ilmoituksen tehnyttä henkilöä avustavaa henkilöä vastaan,
• palveluntuottajan palveluksessa olevaa ilmoituksen tehneeseen henkilöön kytköksissä olevaa henkilöä vastaan tai
• ilmoittajan oikeushenkilöä vastaan, jolle hän työskentelee tai on muuten kytköksissä.

Jotta suojelua voidaan soveltaa, on ilmoittavalla henkilöllä oltava ilmoitushetkellä hyväksyttävästi syytä olettaa, että tiedot väärinkäytöksistä ovat totta.

2. Kuka voi ilmoittaa väärinkäytöksistä

Työntekijöiden ja palkattujen työntekijöiden lisäksi mm. harjoittelijat, vapaaehtoiset, konsultit ja muut ihmiset, jotka tekevät työtä Frendyn ohjauksessa kuuluvat suojeltuun henkilöryhmään ja ovat oikeutettuja Whistleblower-palvelun käyttöön. Ilmoituksen tekijä on henkilö, joka työhön liittyvässä yhteydessä on vastaanottanut tai hankkinut tietoa väärinkäytöksistä ja ilmoittaa siitä. Työhön liittyvä konteksti tarkoittaa henkilön sellaista nykyistä tai aikaisempaa työtä Frendyssä, jonka aikana hän on saanut tietoa rikkomuksista.

3. Mitä voidaan ilmoittaa

Ilmoitus voidaan tehdä liiketoiminnan väärinkäytöksistä työhön liittyvissä yhteyksissä. Väärinkäytösten on oltava sen laatuisia, että niiden havaitseminen, korjaaminen tai keskeyttäminen on yleisen edun mukaista. Tällaisia ovat esimerkiksi epäily petoksesta, korruptiosta tai muusta talousrikollisuudesta, rikkomuksia terveys- tai turvallisuuslainsäädännössä, epäily ympäristörikoksesta tai vakava muoto systemaattisesta häirinnästä. Yritys piilottaa väärinkäytös voi myös lukeutua väärinkäytöksiin. Tiedot, joka koskevat vain ilmoittajan omaa työskentelyä tai työsuhdetta eivät yleensä kuulu ilmoittamisen piiriin. Myöskään yleiset näkemykset johtajuudesta, palkan määräytyminen, rekrytointi, liiketoimintasuunnittelu jne. eivät lukeudu ilmoitettaviin asioihin.

4. Kuinka ilmoitus tehdään 

• Ilmoittaminen tehdään ulkoiselle verkkosivustolle johtavan linkin kautta. Verkkosivuston yhteys on salattu. Voit tehdä ilmoituksen englanniksi tai suomeksi.
• Tietoa on mahdollista toimittaa kirjallisesti verkkolomakkeen kautta, suullisesti ääniviestinä tai varaamalla fyysinen tapaaminen palveluntuottajan (PwC) edustajan kanssa.
• Ilmoituksen epäillystä tapahtumasta tulee olla mahdollisimman yksityiskohtainen, sillä muutoin sitä voi olla vaikea tutkia. Kyselylomake on suunniteltu auttamaan ilmoittajaa antamaan kattavat tiedot, ja siihen on myös mahdollisuus liittää asiakirjoja.
• Ilmoittaja voi aina halutessaan pysyä nimettömänä.
• Kun hakemus on täytetty, ilmoittaja saa salasanan, jonka avulla voi kirjautua sisään ja kommunikoida vastaanottajien kanssa (PwC).

5. Kuinka ilmoituksia käsitellään? 

• PwC:llä on ilmoituksen käsittelyyn erikoistunut ryhmä, joka arvioi ulkopuolisena vastaanottajana vastaanotetun ilmoituksen, tarjoaa ehdotuksia mahdollisiksi tutkimuksiksi sekä hoitaa yhteydenpitoa ilmoituksen tekijään.
• Päätös mahdollisesta sisäisestä/ulkoisesta tutkimuksesta.
• Mahdolliset toimenpiteet tutkinnan seurauksena: kurinpitotoimenpiteet / selvityspyyntö poliisille.
• Salassapitovelvollisuus koskee sekä ilmoituksen sisäisesti (Frendy) että ulkoisesti (PwC) vastaanottavia tahoja.
• Palaute ilmoituksen tehneelle henkilölle.

6. Selvennyksiä 

• Whistleblower-palvelun käyttäminen väärin, kuten toisen henkilön tietoinen huonoon valoon saattaminen, häirintä tai muiden vainoaminen ilman syytä voi johtaa kurinpitotoimiin.
• Jos olet ilmoittajana itse ollut mukana väärinkäytöksissä, joista on raportoitu, sinun tulee olla tietoinen siitä, että mahdolliset kurinpito- tai oikeustoimet koskevat myös sinua.