Asiakirjahallinnan uudistaminen tehosti isännöintitoimiston toimintaa

Isännöintitoimisto Aavatalo halusi tehostaa toimintaansa uudistamalla asiakirjahallintansa. Tietoa oli paljon ja se oli tallennettuna eri paperisiin ja sähköisiin dokumentteihin, eikä se ollut aina niin helposti löydettävissä. Tavoitteena oli tehostaa tiedon tallennuksen automatisointia sekä tallennetun tiedon löydettävyyttä. Uudistuksen myötä työteho on kasvanut huimasti ja aikaa säästyy verrattuna vanhaan. Samalla GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely on helpottunut ja asiakkaiden tietosuoja vahvistunut entisestään.

Aavatalo on pääkaupunkiseudulla toimiva isännöintitoimisto, jonka tärkein tehtävä on toimia taloyhtiön ja osakkaiden asiantuntevana edunvalvojana. Aavatalolle isännöintipalvelu merkitsee käytännössä aktiivista yhteistyötä talon hallituksen kanssa, laadukasta asiakaspalvelua, ajantasaista taloushallintoa sekä vahvaa taloteknistä osaamista. Yrityksen vahvuus onkin haastavissa korjausrakentamisen projekteissa, kuten linjasaneerauksissa ja julkisivukorjauksissa.

Isännöintiala on perinteisesti tuottanut suuria määriä paperitulosteita ja niiden arkistointi vaatii paljon tilaa. Tietoa on myös tallennettu suuret määrät sähköiseen muotoon, mutta sen hallitseminen on ollut haastavaa. Jos tieto ei ole helposti saatavilla, vaikuttaa se suoraan työn tehokkuuteen. Aavatalo halusi päivittää käytössä olevat IT-ratkaisut tehostaakseen toimintaansa ja ottaakseen huomioon samalla myös GDPR:n vaatimukset.

Keskiössä monitoimilaite sekä turvatulostus- ja skannaus

Alkuun Frendyssä vaikuttava R-Office määritteli yhdessä Aavatalon kanssa projektin tavoitteet ja rakensi sen perusteella ratkaisun, jolla toiminnan pullonkaulat saataisiin poistettua. Ratkaisun keskiössä on Ricohin monitoimilaite ja siihen liitetty turvatulostus- ja skannausjärjestelmä. Saapuessaan laitteelle käyttäjä tunnistautuu omalla henkilökohtaisella kulkukortilla (RFID) ja skannatut asiakirjat tallennetaan automaattisesti Aavatalon Sharepoint-ympäristöön, jossa ne ovat välittömästi käytettävissä. Ja kun paperiset asiakirjat on automaattisen tekstintunnistuksen avulla muutettu sähköiseen muotoon, niiden tekstisisältö on myös myöhemmin helposti löydettävissä järjestelmän hakutoiminnon avulla.

Samalla tulostuksen ja kopioinnin tietoturva parantui merkittävästi, koska automaattinen raportointi pitää sisällään muun muassa tiedon kuka tulosti, mitä tulosti ja mille taloyhtiölle tulosti. Raportista saadaan ulos myös tulostus- ja kopiointikustannukset eriteltynä taloyhtiöittäin.

Ratkaisu helpotti Aavatalon arkea

Ratkaisun myötä Aavatalon arkiset asiakirjahallintaan liittyvät prosessit ovat muuttuneet merkittävästi – kaikki tapahtuu nyt nopeammin, helpommin ja tehokkaammin. Aikaa säästyy nyt muuhun työhön, kun asiakirjojen tallentaminen ja käsittely on pääosin automaattista sekä tieto on helposti löydettävissä. Frendy-yhtiö R-Office saa Aavatalon omistajalta Johannes Halmevuolta arvosanaksi ”jotain ysin ja kympin välistä”. Jo alkumetreiltä lähtien R-Office pystyi vakuuttamaan Aavatalon ratkaisukeskeisellä asenteella, jossa lähdetään aidosti ratkaisemaan asiakkaan haasteita ja vastaamaan sen tarpeisiin. Halmevuo kokee saman asenteen pysyneen myös asiakkuussuhteen jatkuessa ja siksi hänen on helppo suositella Frendyn palveluja myös muille yrityksille.