Frendy | Teemu Nurminen

Aiemmassa blogikirjoituksessani esittelin IT-ulkoistusta. Sen voit käydä lukemassa täältä. Nyt mennäänkin sitten vähän pintaa syvemmälle, eli niihin seikkoihin, mitkä tekevät IT:n ulkoistamisesta kannattavaa.

Yrityksen pohtiessa IT-ulkoistamista ovat kustannussäästöt usein se hyöty, jota ensisijaisesti lähdetään tavoittelemaan. Ja koska hyvän IT-kumppanin taitoihin lukeutuu kyky stabiloida IT-kuluja, on toive kustannusten pienenemisestä täysin perusteltu. Taitava IT-kumppani yhteistyössä asiakkaan kanssa pystyy ennakoimaan kuluja ja osaa pitää IT-budjetin suunnitelluissa raameissa.

Säästöjen lisäksi IT-ulkoistus kätkee kuitenkin sisäänsä hyötyjä, joita ei aina edes osata odottaa ja tavoitella. Vasta yhteisen IT-matkan varrella monesti huomataan, että kustannuspuoli ei olekaan ainoa syy siihen, että kumppanuus toimii ja on niin kannattavaa. Ja mitä nämä tällaiset muut ulkoistukseen liittyvät hyödyt sitten ovat?

Muut syyt kuin kustannukset?

Kun IT:tä tehdään itse yrityksen sisältä käsin, asioita katsotaan helposti kapea-alaisesti ja ymmärrys siitä, mihin suuntaan IT:tä pitäisi kehittää muuttuu rajalliseksi. Ei ole tietoa uusista tuotteista eikä aikaa paneutua asioihin täysillä. Käytössä voi olla vanhentuneita ohjelmistoja ja laitteita, joka laskee työn tehokkuutta ja saattaa liiketoiminnan alttiiksi esimerkiksi erilaisille verkkohyökkäyksille. Kun näkemys kokonaistilanteesta puuttuu, sorrutaan helposti halpoihin pisteratkaisuihin, ja tällöin esim. tietoturva-asioiden ollessa kyseessä suojaus jää pahasti puutteelliseksi.

Oikeassa ulkoistuksessa ei kuitenkaan myydä tai osteta vain pisteratkaisuja tai “bulkki-tavarana” sellaisenaan siirretä IT-asioita jonkun ulkopuolisen tahon hoidettavaksi, vaan siinä on kyse nimenomaan kumppanuudesta ja yhdessä tekemisestä liiketoiminnan tulevaisuuden eteen. IT-ulkoistuskumppanin kyky nähdä ja tuntea yrityksen IT-ympäristön sekä koko liiketoiminnan tilanne ja tarpeet on siis asiakkaalle kultaakin kalliimpaa.

Yksi tärkeimmistä IT-ulkoistuksen hyödyistä on riskien hallinnan paraneminen. Yrityksen sisällä tapahtuva IT:n hoitaminen saattaa muodostua hyvin henkilöityneeksi, jolloin kaikki tieto on yhden ihmisen takana. Dokumentaatiota ei ole paljoa, ja esim. salasanat lomailevat kyseisen henkilön mukana. Ongelmia siis on tiedossa yrityksen toimintaan viimeistään IT:stä vastaavan ihmisen sairastuessa tai jäädessä vapaalle. IT-asioiden hoito mutkistuu, ja pahimmassa tapauksessa heijastuu koko liiketoimintaan. Ulkoistus kuitenkin mahdollistaa IT:n kannalta kriittisen dokumentaation ja salasanojen tuomisen tietoturvallisesti kaikkien asianosaisten käyttöön, ja näin saadaan ratkaistua riskialtis yhden henkilön tiedon varaan jättäytyminen.

Ulkoistuskumppanin rooli on toimia yhtä aikaa sekä yrityksen sisäisen että ulkopuolisen IT-maailman tarkkailijana, ja käyttää saamaansa tietoa parhaan osaamisensa mukaan asiakkaan hyödyksi. IT-kumppanin on siis roolinsa ansiosta mahdollista ottaa laajempi perspektiivi IT-ympäristön asioihin kuin yrityksen sisäisellä IT:llä, ja siksi ymmärrys esimerkiksi tietoturvan uhista ja myös mahdollisuuksista on kattavampi. Ja alun kustannusnäkökulmaan palaten; riskienhallinnan ollessa osana ulkoistuspalvelua voidaan säästöä saada myös siltä osin aikaiseksi.

Kiinnostaako säästöt IT-kuluissa sekä kumppani, jonka kanssa jatkaa IT-taivalta yhdessä?

Teimme kattavan tietopaketin IT-kokonaisulkoistuksesta. Käy lukemassa lisää aiheesta täältä.

Frendyn IT-kaverit kertovat myös mielellään lisään ulkoistuksesta, ota yhteyttä!