5 merkkiä siitä, että IT-kumppani kannattaa kilpailuttaa

Ensisilmäyksellä

Miten tunnistaa tarve IT-kumppanin kilpailutukselle? Tyypillisiä merkkejä ovat IT-kustannusten epäselvyys, kehityksen puute, projektien roikkuminen, henkilöriippuvuus tai tietoturvan laiminlyönti. Toisinaan IT-palveluista kannattaa käydä keskustelu toisen toimittajan kanssa, vaikka mitään erityistä puutetta ei tunnistaisikaan. Uusi silmäpari tarjoaa uusia näkemyksiä.

---

Olen keskustellut vuosien aikana satojen suomalaisten yritysten kanssa heidän IT-ympäristöstään ja kumppanuuksistaan. Seuraavat merkit toistuvat erityisesti niissä keskusteluissa, jotka johtavat tarkempaan nykytilan läpikäyntiin Frendyn asiantuntijoiden kanssa.

1. Ei ole tietoa, mistä IT ja sen kustannukset muodostuvat

IT-laskut tulevat kuukausittain ja ne maksetaan ajallaan, mutta lasku näyttää tältä: kuukausiveloitus, yksi summa. Ei erittelyä palveluista, ei tietoa lisensseistä. Ei selkeää kuvaa siitä, mistä kokonaisuus koostuu.

Kun asiaa lähdetään selvittämään tarkemmin, löytyy usein vanhoja palveluja tai ratkaisuja, joiden tarkoitusta ei enää tunnisteta tai muisteta sekä päällekkäisiä lisenssejä.

Tämä ei tarkoita, että nykyinen kumppani toimisi tahallisesti väärin. Kokonaisuutta ei vaan ole tarkasteltu aikoihin.

2. IT:tä ei ole kehitetty vuosiin

Jos kehitysprojekteja ei ole tehty pitkään aikaan, se ei yleensä tarkoita sitä, että kaikki olisi täydellisessä kunnossa. Useammin se tarkoittaa, että kehitystyö on jäänyt tekemättä. Kun IT:lle ei ole suunnitelmaa, kehitystiekarttaa tai selkeää omistajuutta, ympäristö kehittyy sattumanvaraisesti. Ratkaisuja otetaan käyttöön tarpeen mukaan, mutta kokonaiskuva puuttuu.

IT-ympäristön kehitystarpeiden tunnistamisen tulisi olla ennakoivaa ja kumppanin tulisi tarjota siihen tukensa. Usein kehittäminen on kuitenkin reaktiivista, eli asiakas kertoo, mikä on vikana ja kumppani lähtee ratkaisemaan jo käsissä olevaa ongelmaa.

3. … tai kehitysprojekteja aloitetaan, mutta ne eivät valmistu

Vaihtoehto on sekin, että kehitysprojekteja suunnitellaan ja käynnistetään, mutta ne eivät koskaan oikein valmistu. Avoimia asioita jää roikkumaan ja projektit etenevät hitaasti muiden töiden ohella. Laskut kyllä tyypillisesti tulevat ajallaan.

Kun projekteja tarkastellaan jälkikäteen, käy usein ilmi, että niiden tavoitteita ei ole määritelty selkeästi tai projektia ei ole johdettu kunnolla. Tämä vaatii IT-toimittajalta vakioituja prosesseja ja vahvaa osaamista.

Hyvin johdetussa IT-ympäristössä kehitysprojektit ovat rajattuja kokonaisuuksia, joilla on alku, loppu ja selkeä tavoite.

4. IT:stä vastaa yksi henkilö

Monessa yrityksessä IT:tä hoitaa tuttu kumppani vuosien takaa. Ehkä jopa yksittäinen henkilö. Ei ole tavatonta, että eteen tulee kymmenien miljoonien liikevaihtoa tekevä yritys, jonka hallinnossa työskentelee 15–20 henkilöä ja silti “tuttu kaveri hoitaa IT:tä.”

Ympäristö voi olla rakennettu vuosien aikana niin, että tämä yksi henkilö tuntee sen läpikotaisin. Jos tämä henkilö ei ole käytettävissä – esimerkiksi sairausloman, työpaikan vaihdon tai muun syyn vuoksi – tilanne muuttuu nopeasti hankalaksi.

Dokumentaation puute sekä henkilöriippuvuus tekevät IT:stä haavoittuvan.

5. Tietoturvaa ei ole kehitetty vuosiin

Maailma muuttuu koko ajan kiivaampaan tahtiin, ja nykytilassa pysyminen ei riitä. Pienen IT-toimittajan on melko mahdoton täyttää kaikki nykyajan vaatimukset. Jos esimerkiksi tietoturvaa ei ole kehitetty aktiivisesti viimeisen kolmen vuoden aikana, pitäisi hälytyskellojen soida. Samaan aikaan riskit ovat lisääntyneet, kiristyshaittaohjelmat kehittyneet ja viranomaisvaatimukset koventuneet.

Kehityksen puute voi tulla eteen vaikkapa siinä, että alihankintayrityksen iso asiakas vaatii uudessa sopimuksessa oman tietoturvastandardinsa mukaisia selvityksiä eikä siihen pystytä vastaamaan. Tai vielä ikävämmällä tavalla niin, että tietoturvahyökkäys osuu omalle kohdalle.

Lue seuraavaksi: Miksi IT-kumppanin vaihtaminen tuntuu vaikealta?