Excel arjen supervoimaksi
Työyhteisöissä Exceliä käytetään hyvin eri tavoin: toisille se on päivittäinen työväline, toisille vain satunnainen apuri. Kun dataa kertyy, manuaalinen kopiointi, muotoilu ja laskenta muuttuvat nopeasti työläiksi. Tiedostot paisuvat, virheet lisääntyvät ja aikaa kuluu rutiineihin, jotka voisi hoitaa automaattisesti.
Kirjoittaja
Tomi Willman
Excel tarjoaa yksinkertaisia, mutta tehokkaita toimintoja, joilla arjen työ helpottuu ja virheiden todennäköisyys laskee.
Alla viisi vinkkiä, joiden avulla niin aloittelija kuin kokeneempikin tietotyöläinen saa enemmän irti taulukkolaskennasta. Kurkkaa myös bonusvinkki lopusta!
Lue myös aiemmat Excel-vinkit: Excelin TOP 5 vinkkiä tietotyöläiselle sekä Nauhoita ja automatisoi Excel-työskentelysi
1. Käytä taulukkomuotoilua
Valitse välilehti ”Lisää” → Taulukko
Kun muutat datasi taulukoksi, saat käyttöösi automaattiset suodattimet, dynaamiset alueet ja selkeämmän rakenteen.
2. Hyödynnä suodattimet ja lajittelu
Suodattimilla löydät nopeasti olennaisen tiedon isoistakin aineistoista. Lajittelu taas auttaa näkemään trendit ja poikkeamat.
3. Ota peruslaskentakaavat haltuun
SUMMA, KESKIARVO, MIN, MAKS, JOS ja PHAKU riittävät pitkälle. Kun nämä ovat selkäytimessä, pystyt rakentamaan nopeasti hyödyllisiä näkymiä. Jos peruskaavat ei ole vielä hallussa, lataa valmis Excel-mallipohja ja treenaa sen avulla.
Aloita kaavojen käytön harjoittelu valmiiden harjoitustehtävien kautta
- Avaa tyhjä Excel-tiedosto
- Yläpalkissa etsi valmis mallitiedosto
- Lataa se tietokoneellesi
4. Selkeytä muotoilulla
Käytä ehdollista muotoilua korostamaan esimerkiksi myöhästyneet päivämäärät tai budjetin ylitykset. Näin tärkeä tieto hyppää silmille.
5. Pidä tiedot järjestyksessä
Nimeä välilehdet selkeästi, käytä yhtenäisiä otsikoita ja vältä turhia tyhjiä rivejä. Hyvin jäsennelty tiedosto säästää aikaa kaikilta, jotka sitä käyttävät.
Bonusvinkki: Nauhoita omat Excel-toiminnot
Excelissä on monelta huomaamatta jäänyt Automaattinen-välilehti, josta löydät Record- ja Play-napit.
- Paina Record ja tee haluamasi toimenpiteet (esim. laskenta, suodatus, muotoilu).
- Pysäytä nauhoitus, kun olet valmis.
- Toista tallenne Play-napilla – sekunneissa sama työ uudelleen!
Nauhoituksen avulla voit ajaa siivous- ja muotoilutoimet takautuvasti sekunneissa. Jos käsittelet usein samantyyppisiä Excel-tiedostoja, tämä säästää tunteja.
Ja vielä pidemmälle pääset yhdistämällä tämän Microsoft Power Automateen: kun uusi tiedosto tallennetaan Teamsin tai SharePointin kansioon, automaatio voi ajaa nauhoitetut vaiheet puolestasi ja ilmoittaa, kun työ on valmis.
Lue myös: Nauhoita ja automatisoi Excel-työskentelysi
Esimerkiksi: Kun uusi Excel-tiedosto tallennetaan Teamsin/SharePointin kansioon X, automaatio ajaa tekemäsi nauhoitukset puolestasi ja lähettää ilmoitusviestin, että tiedosto on nyt käsitelty valmiiksi.
Yhteenveto
- Excelin perustoiminnot säästävät aikaa ja vähentävät virheitä
- Taulukkomuotoilu ja suodatus tekevät datasta helpommin hallittavaa
- Ehdollinen muotoilu tuo tärkeät tiedot näkyviin
- Toistuvat rutiinit voi automatisoida muutamalla klikkauksella
- Tekoäly on pian osa Excelin arkea – ja se mullistaa tavan työskennellä
Kurkistus tulevaan
M365 Copilot -lisenssillä Exceliin on tulossa oma tekoälyavustaja – Copilot-funktio.
Kirjoita jatkossa suoraan taulukkoon:
“Laske viime kuun myynnin kasvu alueittain ja tee siitä kaavio”
… ja Copilot tekee sen puolestasi.
Tilaa uudet 365 Oppi & Knoppi -vinkit suoraan postiisi
Julkaisemme kerran kuukaudessa uuden käytännönläheisen vinkin. Liity postituslistalle, saat vinkit suoraan sähköpostiisi. Tutustu myös muihin 365 Oppi & Knoppi -sarjassa julkaistuihin vinkkeihin.
