Miksi Planner on yllättävän hyvä työkalu työtehtävien hallintaan ja miten otat sen käyttöön?

Microsoft Planner on Microsoft-lisenssiin kuuluva työkalu, joka helpottaa tehtävien ja projektien hallintaa visuaalisilla tauluilla (kanban-tyyliin). Planner mahdollistaa tehtävien luomisen, jakamisen, määrittämisen ja seurannan yhdessä paikassa.

Planner on kiinteä osa muita Microsoft-työkaluja, joten se toimii näppärästi osana arkea, käytitpä mitä Microsoftin työkalua tahansa.

Liputat sähköpostin Microsoft Outlookissa? Se ilmestyy tehtäväksi omaan Planneriisi.

Määrität tehtävän kollegalle? Hän saa siitä ilmoituksen Teamsissa – ja muistutuksen määräpäivänä.

Mihin Planneria voi käyttää?

Plannerin avulla voit organisoida työtä, seurata edistymistä ja kommunikoida tehtävistä helposti.

Plannerilla sujuu näppärästi esimerkiksi:

1. Yksinkertainen tehtäväseuranta

Tee tauluun sarakkeet: Seuraavana – Kesken – Valmis, lisää tehtävät ja pidä ajan tasalla.

2. Kevyt projektinhallinta

Sama logiikka kuin tehtäväseurannassa: tee sarakkeet projektin vaiheille, lisää tehtävät ja vastuuhenkilöt. Jokainen voi päivittää oman tehtävänsä etenemistä sekä lisätä tietoa tehtävään liittyen.

3. Perehdytys

Tee kategoriat eri perehdytyksen osa-alueille, lisää tehtävät niiden alle. Uusi työntekijä näkee heti, mitä kuuluu tehdä ja missä järjestyksessä.

Omat tehtävät -näkymä helpottaa arkea

Usein käytössä on monta Planner-taulua eri tiimien ja projektien käyttöön. Omat tehtävät -näkymä kokoaa nimensä mukaisesti yhteen näkymään, eli et joudu hyppimään projektitaulusta toiseen.

Oma tehtävät voit suodattaa:

• määräpäivän
• prioriteetin
• projektin mukaan

Aika näppärää!

Katso ohjeet käyttöön videolta tai lue alta

Hyväksy markkinointievästeet katsoaksesi videon.

Näin otat Plannerin käyttöön

1. Avaa Planner

• Planner löytyy osoitteesta planner.cloud.microsoft.com
• Planner on käytettävissä myös Microsoft Teamsissa, joka onkin monelle luontevin paikka aloittaa.

2. Luo uusi suunnitelma

• Luo uusi suunnitelma ja anna sille selkeä nimi, esimerkiksi Tiimin viikkotyöt tai Asiakasprojekti. Tässä vaiheessa ei tarvitse miettiä täydellistä rakennetta, voit muokata ja kehittää sitä tarpeen mukaan.

3. Rakenna sarakkeet

Aloita mieluummin liian kevyesti kuin liian monimutkaisesti. Hyvä perusmalli on:

• Seuraavana
• Kesken
• Valmis

Tämä riittää useimmissa tietotyössä. Liian tarkka vaiheistus alussa hidastaa käyttöä ja tappaa innon.

4. Lisää tehtävät ja vastuuhenkilöt

• Lisää tehtävät sarakkeisiin
• Jos kyseessä on tiimin Planner-taulu, nimeä jokaiselle tehtävälle omistaja. Ilman vastuuhenkilöä tehtävä jää helposti roikkumaan.
• Halutessasi voit lisätä määräpäivän, tarkennuksia tai liitteitä.

5. Kiinnitä Planner Teamsiin

Kiinnitä Plannerin Teamsin vasempaan laitaan, jotta löydät taulusi näppärästi.

Voit myös lisätä Plannerin yksittäisen Teams-kanavan yläreunaan, jolloin siitä tulee osa tiimin arkea. Tehtävät ovat näkyvissä siellä, missä niistä keskustellaan ja päätöksiä tehdään.

Tee Plannerista tapa

Planner toimii parhaiten, kun se kuuluu arjen rutiineihin. Esimerkiksi Microsoft Edgessä sen voi asettaa avautumaan automaattisesti työpäivän alussa.

Yksi hyvä yhteinen sääntö tiimille:

Tehtävä ei ole olemassa, jos se ei ole Plannerissa.

Tehokkaita hetkiä Plannerin parissa!

Psst. Jos et vielä ole tilaaja, täytä lomake sivun alaosasta ja tilaa 365 Oppi & Knoppi -vinkit. Saat kerran kuukaudessa Frendyn Tomin koostaman Microsoft 365 -teemaisen vinkin sähköpostiin.