Onnistunut Microsoft 365 Copilot -käyttöönotto – näin se tehtiin brittien julkishallinnossa
Kolme kuukautta, 20 000 käyttäjää. Näin Microsoft 365 Copilot otettiin käyttöön julkishallinnossa.
Kirjoittaja
Tomi Willman
Kun Iso-Britannian julkishallinnossa päätettiin pilotoida Microsoft 365 Copilotia 20 000 työntekijällä, kyseessä ei ollut pelkkä tekninen testi. Tavoitteena oli mitata, mitä oikeasti tapahtuu, kun tekoäly tuodaan osaksi arkea, ja miten organisaatio voi tukea ihmisiä muutoksessa.
Tulokset yllättivät jopa kokeneet digikehittäjät. Kolmen kuukauden kokeilun aikana nähtiin selkeitä hyötyjä sekä työn tuottavuudessa että työntekijäkokemuksessa.
Tämä artikkeli avaa, miksi käyttöönotto onnistui, mitä siitä opittiin ja miksi 12 viikkoa voi riittää todellisiin tuloksiin.
Mitä tuloksia saavutettiin?
- Keskimääräinen ajansäästö:25–26 minuuttia per päivä
- Projektinhallinnassa jopa yli 35 minuuttia päivässä
- Veroviranomaisten kaltaisissa rooleissa noin 11 minuuttia päivässä
- Yli 80 % käyttäjistä halusi jatkaa Copilotin käyttöä myös pilotin jälkeen
Milloin tulokset saavutettiin?
Tutkimusten mukaan tekoälyn hyötyjen realisoituminen vie keskimäärin noin 11 viikkoa. Tässä pilotissa merkittävät ajansäästöt ja työn muutokset alkoivat näkyä jo 11–13 viikon aikana. Kyse ei ollut pelkästä teknologian käyttöönotosta, vaan myös siitä, miten ihmiset otettiin mukaan muutokseen.
Miksi pilotti onnistui?
Pilotti ei ollut sattumanvarainen. Se perustui harkittuun käyttöönottostrategiaan, jonka elementit olivat:
1. Selkeä aikarakenne
Pilotin kesto oli 12 viikkoa, mikä linjautui hyvin tutkimuksissa havaittuun oppimiskaareen.
2. Monikanavainen tuki
Käyttäjille tarjottiin FAQ-materiaaleja, pikaoppaita, videoita, työpajoja ja yhteisötilaisuuksia. Tukea koordinoi Government Digital Service (GDS).
3. Jatkuva seuranta
Tekninen käyttödata yhdistettiin käyttäjäkyselyihin, jolloin ymmärrettiin sekä numeeriset vaikutukset että työntekijöiden kokemukset.
4. Digitaalinen kypsyys
Organisaatio oli jo entuudestaan tottunut digitaalisiin työkaluihin, mikä nopeutti uuden teknologian sisäistämistä.
Johtopäätökset
Tämä pilotti osoittaa, että tekoälyratkaisujen käyttöönotto voi tuottaa mitattavia hyötyjä jo muutamassa kuukaudessa, mutta vain, jos se tehdään suunnitelmallisesti.
Tekniikka yksin ei riitä. Avainasemassa ovat ihmiset, ja heidän tukensa.
Mitä muut voivat oppia tästä?
- Älä jätä käyttöönottoa yksittäisten koulutusten varaan: rakenna kokonaisvaltainen tukipolku.
- Käytä aikaa alkuvaiheen onboardingiin: se maksaa itsensä nopeasti takaisin.
- Mittaa muutakin kuin käyttöä: ymmärrä myös kokemuksia ja asenteita.
- Muista, että kulttuuri ratkaisee. Teknologia toimii vain, jos ihmiset ottavat sen omakseen.
Tekoälyn käyttöönotto ei vaadi vuosien prosessia. Kun strategia, tuki ja kulttuuri ovat kohdallaan, todelliset vaikutukset voivat alkaa näkyä jo 11 viikossa.
Pilotin pituus tässä mallissa oli kohtuullisen lyhyt. Tyypillisesti organisaatiot pilotoivat tekoälyn toiminnallisuuksia ja harjoittelevat uudenlaisia työntekotapoja jopa useita kuukausia.
Näen että tästä pilotista tuli onnistunut, koska:
- Sille annettiin selkeät aikaraamit.
- Tällä aikavälillä yrityksen on helpompi resursoida tukea tietylle aikajänteelle ja raportoida tuloksia hyvinkin nopeasti.
- Tuloksiin pohjautuen pilottia voidaan laajentaa asteittain koskemaan koko organisaation tietotyöläisiä.
Tästä jokainen organisaatio voisi ottaa oppia: miten priorisoida resursseja työntekotapojen muutokseen, eikä olettaa, että työntekijät saavuttavat tuloksia ilman tukea.
Jokainen komponentti on oleellinen ja ratkaiseva siinä, saadaanko investoinnista hyödyt takaisin.
