PK-yrityksen IT-päättäjä – tunnistatko nämä IT-haasteet?
Tiedostot taas kateissa? Viestejä monessa eri kanavassa ja tiedostoversiot sekaisin? Aika perinteistä – ja merkkejä perinteisestä työstä ja IT:stä. Näin taklaat yleisimmät IT-haasteet.
Kirjoittaja
Tomi Willman
Ensisilmäyksellä
Sirpaleinen tiedonhallinta, sekaiset tiedostoversiot ja hajallaan oleva viestintä aiheuttavat turhaa stressiä ja virheitä monissa PK-yrityksissä. Tässä blogissa tunnistetaan perinteisen IT:n yleisimmät kompastuskivet ja tarjotaan moderneja ratkaisuja niiden selättämiseksi. Pilvipalvelut, Teams ja selkeät toimintatavat tuovat järjestystä kaaoksen keskelle – ja Frendy on tässä mukana auttamassa.
Perinteinen IT pitää sisällään muitakin IT-haasteita ja heikkouksia, mutta usein juuri tiedostojen hallinnan ja viestinnän ongelmat ovat niitä, jotka jäävuoren huippuna näkyvät jokaisessa työpäivässä.
Perinteinen IT – omat fyysiset tiedostopalvelimet, VPN-yhteydet ja ennen kaikkea lähiverkkoa suojaamaan suunniteltu tietoturvaratkaisu – taipuu heikosti vastaamaan modernin, paikkariippumattoman työn tarpeita.
Moderni IT tarjoaa ratkaisuja, jotka voivat tuoda järjestystä kaaokseen.
Perinteinen IT vs. moderni IT:
Tiedon ja tiedostojen hallinta
Haaste: Tiedostoja on tallennettuina työasemille, verkkolevyille ja eri pilvipalveluihin, mikä tekee niiden löytämisestä ja hallinnasta hankalaa. Omilla palvelimilla oleviin tiedostoihin ei pääse työpaikan verkon ulkopuolelta ilman VPN-yhteyttä ja pahimmilla mahdollisella hetkellä todetaan, että tärkeä tiedosto onkin lomalaisen omalla koneella.
Ratkaisu: Keskitetyt pilvipalvelut, kuten Microsoft 365 Business Premium, mahdollistavat tiedostojen tallentamisen yhteen paikkaan, josta ne ovat helposti saatavilla ja hallittavissa – paikasta ja laitteesta riippumatta.
Tiimityö
Haaste: Ilman keskitettyjä yhteistyötyökaluja tiimien välinen yhteistyö voi olla tehotonta ja sekavaa. Tiedostoja tallennetaan välillä omalle työpöydälle ja lähetetään liitetiedostona, ja näin syntyy useita tiedostoversioita. Useat eri versiot samasta tiedostosta aiheuttavat sekaannusta ja virheitä.
Ratkaisu: Microsoft Teams ja muut vastaavat työkalut yhdistävät viestinnän, tiedostojen jakamisen ja yhteistyön yhteen käyttöliittymään, mikä helpottaa tiimien välistä yhteistyötä. Pilvipalvelut tarjoavat automaattisen versiohallinnan, joka varmistaa, että käytössä on aina uusin versio tiedostosta.
Viestintä
Haaste: Ilman keskitettyjä yhteistyötyökaluja tiimien välinen yhteistyö voi olla tehotonta ja sekavaa. Tietoa kulkee sähköpostissa, tekstiviesteissä, puhelimessa sekä chat-sovellusten kautta eli a) tietoa ei löydä, b) moni kysyy samaa asiaa ja c) sähköposteja lähetetään varalta tarpeettoman suurella jakelulla.
Ratkaisu: Yhteiset viestinnän käytänteet selkeyttävät tallennuspaikat ja tiedostojen jakamisen periaatteet sekä vähentävät turhia viestejä ja auttavat etsimään tietoa oikeasta paikasta.
Perinteinen IT – tunnista IT-haasteet
- Tiedonhallinnan ongelmat johtuvat usein hajanaisista tallennuspaikoista ja puuttuvasta keskitetystä hallinnasta.
- Tiimityön haasteet korostuvat ilman yhteisiä työkaluja ja versiohallintaa – virheitä syntyy helposti.
- Viestintä on tehotonta, kun tietoa kulkee eri kanavissa eikä sitä löydy oikeaan aikaan.
- Microsoft 365, Teams ja modernit pilvipalvelut tarjoavat keskitettyä hallintaa, parempaa yhteistyötä ja turvallisempaa tiedonjakoa.
Astu moderniin aikaan ja laita perusta kuntoon – teetä tietotyön pelikirja
Tietotyön pelikirja kokoaa yhteen yrityksenne toimintatavat ja luo pohjan sujuvalle modernille työelämälle.
