Tiedonhallinta ja suojaus projektina Frendyltä
Tiedonhallinta ja suojaus eivät ole vain lainsäädännön noudattamista, vaan se auttaa tehostamaan organisaation toimintaa, vähentää kustannuksia ja parantaa tietoturvaa.
Kirjoittaja
Sami Ropponen
Ensisilmäyksellä
Tiedonhallinta tukee liiketoimintaa, parantaa tietoturvaa ja tuo järjestystä arkiseen työskentelyyn. Frendy tarjoaa konkreettisia ratkaisuja ja työpajoja, joilla tiedon luokittelu, suojaus ja elinkaaren hallinta hoituvat hallitusti. Tutustu, miten saatte tiedon hallinnan kerralla kuntoon.
Frendy auttaa yrityksiä luomaan turvallisen ja tehokkaan tiedonhallintamallin, joka tukee niiden liiketoiminnan tavoitteita ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden.
Tyypilliset ongelmat tiedonhallinnassa
Monet organisaatiot kamppailevat samankaltaisten tiedonhallinnan haasteiden kanssa. Tietoa kertyy hallitsemattomasti eri järjestelmiin, eikä sen elinkaarta ole määritelty selkeästi. Tieto siis vanhenee ja datan arvo laskee ajan myötä. Palvelimia kuormittaa pahimmillaan määrittelemätön määrä vanhentunutta ja tarpeetonta dataa.
Tiedon katoaminen, väärinkäyttö tai vuotaminen voi aiheuttaa merkittäviä riskejä, erityisesti silloin, kun tietoa jaetaan ilman asianmukaisia käyttöoikeuksia. Myös tekoälyratkaisujen käyttöön liittyy haasteita. Tekoälystä ei ole hyötyä, jos sen vastaukset perustuvat vanhentuneeseen tai virheelliseen dataan.
Millaisille organisaatioille tiedonhallinta ja suojaus ovat erityisen tärkeitä?
Tiedonhallintaan tulisi panostaa erityisesti organisaatioissa, jotka suunnittelevat tekoälyratkaisun, kuten Copilotin käyttöönottoa, tai joiden toiminta edellyttää korkean turvallisuustason ja vaatimustenmukaisuuden saavuttamista. Erityisesti organisaatiot, jotka käsittelevät sensitiivistä tietoa, kuten GDPR:n alaista henkilötietoa, yrityksen sisäisiä asiakirjoja tai luottamuksellisia asiakastietoja, hyötyvät vahvasta tiedonhallintamallista.
Myös yritykset, jotka haluavat rajata eri tiimien pääsyä tiettyihin tietoihin, esimerkiksi HR- tai talousosastoilla, tarvitsevat huolellisesti suunnitellun tietojenhallintaprosessin.
Miten Frendy auttaa asiakkaita tiedonhallinnassa ja suojaamisessa?
Frendy tarjoaa yrityksille Tiedon luokittelu- ja suojaustyöpajat:
Tiedon suojaus ja tietovuotojen ehkäisy
Tiedon suojaus ja tietovuotojen ehkäisy käsittää aloitustyöpajan, tiedon luokittelun ja DLP-sääntöjen luonnin, koulutuksen pilottiryhmälle sekä mahdollisten kehitystoimenpiteiden jälkeen käyttöönoton ja tiedotuksen koko henkilöstölle. Tiedot suojataan luokittelemalla ne asianmukaisesti ja käyttämällä salausta, vesileimoja ja käyttöoikeusrajoituksia, jotta sensitiivistä tietoa ei jaeta tarpeettomasti ja tietovuodot estetään.
Kokonaisuutta voi täydentää Data Loss Prevention for Device -projektilla, jossa estetään sensitiivisen tiedon tallentamisen ei-hyväksyttyihin paikkoihin, kuten C-asemalle tai muistitikuille.
Tiedon elinkaaren hallinta
Tiedon elinkaaren hallinta sisältää aloitustyöpajan, tiedon säilyttämisen käytäntöjen luonnin sekä työpajan, jossa käydään tulokset läpi. Projektissa luodaan Frendyn Best Practicen mukaiset säännöt ja labelit ja testataan niiden toiminta simulaatiotilassa. Datan elinkaariluokituksessa määritellään, milloin data poistetaan automaattisesti, voiko sen poistaa manuaalisesti sekä lisätäänkö luokitus automaattisesti vai manuaalisesti.
Työkaluna tiedonhallinnassa ja elinkaaren hallinnassa Frendy käyttää Microsoft Purview -työkalua, joka auttaa organisaatioita hallitsemaan, suojaamaan ja valvomaan tietojaan koko niiden elinkaaren ajan.
Tiedonhallinta ja suojaus lyhyesti
- Ongelma: Tieto kertyy hallitsemattomasti, vanhenee ja on usein väärissä käsissä – tai käyttöoikeudet puuttuvat.
- Riskit: Datan vuotaminen, virheellinen käyttö, datan ylikuormitus ja vanhentuneen tiedon aiheuttamat ongelmat, erityisesti tekoälyn kanssa.
- Tiedonhallinta on kriittistä: Erityisesti niille organisaatioille, jotka käsittelevät sensitiivistä tietoa tai suunnittelevat Copilotin käyttöä.
Frendyn ratkaisut:
- Tiedon suojaus ja tietovuotojen ehkäisy: Luokittelu, DLP-säännöt, salaus, vesileimat, käyttöoikeudet.
- Data Loss Prevention for Device: Estetään arkaluontoisen tiedon tallentaminen väärään paikkaan.
- Tiedon elinkaaren hallinta: Käytännöt, säännöt ja automaatio datan säilytykseen ja poistamiseen.
