Kokousmuistiinpanot Teamsissä — 3 vinkkiä

---

1. Hyödynnä Muistiinpanot-välilehteä Teamsissa

Teamsin kokouksissa on oma Muistiinpanot-välilehti, joka mahdollistaa yhteisten muistiinpanojen reaaliaikaisen kirjaamisen. Tämä välilehti on erityisen kätevä, jos tiimillä on tarve kirjata asioita suoraan kokouksen aikana.

• Helppo käyttöönotto: Muistiinpanot tallentuvat automaattisesti kokouksen yhteyteen, joten ne ovat helposti kaikkien osallistujien saatavilla myöhemminkin (Kertaus-välilehti sekä mahdollisuus viedä sivu Loop-työtilaan talteen)
• Yhteiskirjoittaminen: Kokoukseen kutsutut voivat osallistua muistiinpanojen täydentämiseen reaaliajassa, mikä helpottaa tiedon rikastamista eri näkökulmista.
• Hyöty: Erityisesti nopeat ad hoc -tyyliset, yksittäiset kokoukset.
• Tallennuspaikka: Tallenna ne Loop-työtilaan napin painalluksella (Kolme pistettä – Lisää Loop-työtilaan)

2. Muistiinpanot talteen Loop-työtilaan

Monelle tuntematon Loop-työtila on käytännössä modernimpi vaihtoehto OneNote-muistikirjalle, jota monet tiimit ovat tottuneet käyttämään osana Teams-kanavien välilehtiä.

Kun teet kokousmuistiinpanot Teams-kokouksen muistiinpanot-välilehdellä ja tuot ne Loopiin, saat näppärän muistikirjan kaikista kokousmuistiinpanoista. Tämä toimii erityisesti ad hoc -kokousten tai muiden yksittäisen palaverien kokousmuistiinpanojen kokoamiseen. Toistuviin viikko- tai kuukausipalavereihin voit tehdä Loopiin oman muistiopohjan ja hyödyntää siinä Loopin valmiita pohjia.

Loop vs. OneNote

Mitä eroa Loopilla ja Onenotella on? Parhaiten näiden eron huomaa itse kokeilemalla, eli avaamalla Loopin verkkosivun, kirjautumalla työtilille ja luomalla sinne työtilan harjoittelua varten.

Olipa valintasi Loop tai OneNote, yhteinen työtila tukee tiimin yhteistä työskentelyä ja mm. kokousmuistiinpanojen sisältö on helposti haettavissa, jaettavissa sekä käytettävissä kaikille käyttäjille.

• Loop-työtila: Hyödynnä Loop-työtilaa, kun tarvitset helposti muokattavia ja jaettavia muistiinpanoja, jotka elävät myös kokouksen päätyttyä. Loop-sivut voi sisältää myös tehtävä ja äänestyskomponentteja, jotka eroavat perinteisestä staattisesta tekstisivusta.
• OneNote: Jos tiimilläsi on jo valmiit prosessit ja totutut rakenteet muistiinpanojen käsittelyyn, OneNote saattaa olla parempi vaihtoehto. Se tarjoaa todella yksinkertaisen muistikirjan tiimin tietojen tallentamista ja arkistointia varten.

Ps. Loopin isoimpia vahvuuksia on erityisesti integraatio Teams-muistiinpanoista sekä todella kattava valikoima mallisivuja tiimin yhteistyötä edistämään (kuten kattavammat kokousmuistiinpanot), projektien läpivientiä, ideariihikokouksia ja muita tarpeita varten.

3. Copilot: Transkriptio ja älykäs yhteenveto

Nyt päästään siihen herkullisimpaan, eli miten tekoälyavustaja voi tehdä automaattisesti kokousmuistiinpanot puolestasi?
Microsoft Copilot nostaa muistiinpanot uudelle tasolle tarjoamalla automaattisen transkription sekä älykkään yhteenvedon kokouksen sisällöstä.
Nämä vaiheet toimivat vasta, kun olet hankkinut käyttäjäkohtaisen Microsoft 365 Copilot -lisenssin:

• Transkriptio: Aloita kokous laittamalla transkriptio päälle.

• Copilot-avustaja: Hyödynnä tekoälyavustajaa osana kokoustasi. Kysy mitä tahansa kokoukseen liittyen (esimerkiksi mistä on keskusteltu tähän saakka, mitä toimenpiteitä kokouksessa mainittiin). Avustaja on täysin henkilökohtainen, joten kukaan muu ei näe kysymyksiäsi.

• Älykäs yhteenveto: Copilot pystyy luomaan tiiviin yhteenvedon kokouksen pääkohdista, toimintaehdotuksista ja keskustelun painopisteistä. Tämä vapauttaa osallistujat keskittymään itse kokoukseen sen sijaan, että he kirjaavat manuaalisesti muistiinpanoja. Tämä löytyy kokouksen päätyttyä välilehdeltä ”Kertaus”

Miksi nämä vinkit tekevät työarjesta piirun verran helpompaa?

Kun otat vinkit käyttöön, saat

• Jokaisesta kokouksesta tulee kirjattua muistiinpanot, ja vieläpä samaan paikkaan Teamsin muistiinpanot-välilehdelle.
• Kun hyödynnät tehtävälistaa, ei jää epäselväksi, mikä tehtävä jäi kenenkin vastuulle, ja milloin ne piti tehdä.
• Kaikki kokousmuistiinpanot löytyvät Loopista, kun hyödynnät Loop-työtilan mahdollisuudet.
• Copilot muistaa, mistä puhuitte, vaikka kokouksen keskustelu harhailisi välillä. Saat siis kattavat muistiinpanot kaikista kokouksista.
• Jos tiput kärryiltä, voit kesken kokouksen kaikessa hiljaisuudessa pyytää omaa Copilotia kertomaan, missä mennään.