Näin IT-kumppanin vaihto etenee käytännössä
Kun IT-kumppanin vaihtamisesta keskustellaan, pelkkä käyttöönottovaiheesta keskustelu saa usein hien yrityspäättäjän otsalle. Katkeaako työnteko? Kuinka paljon projekti kuormittaa omaa organisaatiota?
Kirjoittaja
Riku Hakola
Ensisilmäyksellä
IT-kumppanin vaihto on Frendyllä vakioitu ja vaiheittain etenevä prosessi, jossa lähtötilanne kartoitetaan jo myyntivaiheessa. Projektipäällikkö vastaa siirtymän hallinnasta, ja asiakkaan arki pyritään pitämään mahdollisimman häiriöttömänä. Exit-vaiheessa irtaudutaan vanhasta kumppanista hallitusti, ja käyttöönotto toteutetaan dokumentoitujen toimintamallien mukaisesti. Viestintä ja vastuut ovat selkeitä koko projektin ajan, mikä tekee siirtymästä ennakoitavan ja sujuvan.
Frendyllä kumppanin vaihto ei ole improvisoitu projekti, vaan vakioitu käyttöönotto. Prosessi on hioutunut useiden toteutusten kautta, ja siirtymä toteutetaan hallitusti vaihe vaiheelta.
Projektipäällikkönä tehtäväni on varmistaa, että siirtymä tapahtuu meidän parhaita toimintatapoja noudattaen ja että asiakkaan arki häiriintyy mahdollisimman vähän.
Tilannekuva syntyy jo myyntivaiheessa
Frendyn käyttöönotto alkaa jo ennen varsinaista projektia.
Myyntivaiheessa muodostetaan realistinen tilannekuva asiakkaan IT-ympäristöstä. Käymme läpi esimerkiksi käytössä olevat palvelut, käyttäjämäärät, laitteet ja lisenssit sekä arvioimme ympäristön dokumentaation tasoa.
Tavoitteena ei ole täydellinen tekninen inventaario, vaan riittävä ymmärrys kokonaisuudesta, jotta käyttöönotto voidaan suunnitella ja toteuttaa.
Kun sekä asiakas että Frendy ymmärtävät lähtötilanteen ja tavoitetilan, syntyy sopimus.
Suuremmissa kokonaisuuksissa myös tuleva asiakasvastaava voi olla mukana jo ennen projektin käynnistymistä. Näin kumppanuus ei ala tyhjästä käyttöönoton jälkeen, vaan asiakkuuden vastuuhenkilöt tuntevat ympäristön ja asiakkaan jo projektin alussa.
Projektipäällikkö ottaa vastuun
Kun sopimus on tehty, käyttöönotto siirtyy projektivaiheeseen.
Tässä vaiheessa vastuu siirtyy Frendyn projektipäällikölle. Käyn läpi myyntivaiheessa sovitun kokonaisuuden: mitä palveluita käyttöönottoon kuuluu, mitä mahdollisesti toteutetaan myöhemmässä vaiheessa ja ketkä asiakkaan puolelta osallistuvat projektiin.
Tämä on tärkeä vaihe, koska käyttöönotto ei saa perustua oletuksiin. Kun lähtötiedot ovat selvät ja vastuut tiedossa, projekti voidaan käynnistää hallitusti.
Aloituspalaveri tekee projektista konkreettisen
Projektin aloituspalaverissa sovitaan käytännön pelisäännöt.
Käymme yhdessä läpi projektin aikataulun, työskentelytavat ja tehtävänjako.
Projektin aikana muodostuu ensimmäinen versio RACI-taulukosta, joka kertoo, miten IT-vastuut jakautuvat kunkin asiakkaan kohdalla. Taulukossa huomioidaan myös muut mahdolliset kumppanit. Taulukosta tulee työkalu kumppanuuden ylläpitoon sekä esimerkiksi käyttäjätuelle.
Asiakkaan rooli on yleensä ohjaava. Asiakas hyväksyy päätökset, huolehtii sisäisestä viestinnästä ja toimii yhteyspisteenä mahdollisiin kolmansien osapuolten suuntaan.
Exit – irtautuminen vanhasta kumppanista
IT-kumppanin vaihto tarkoittaa myös irtautumista nykyisestä toimintamallista. Käyttöönottoprojektissa sovitaan palveluiden päättymisestä, lisenssien ja hallintaoikeuksien siirtymisestä sekä mahdollisesta exit-palaverista nykyisen kumppanin kanssa.
Käytännössä järjestämme usein yhteisen exit-palaverin nykyisen toimittajan, asiakkaan ja Frendyn kesken. Siinä käydään läpi esimerkiksi:
- palveluiden aloitusajankohta
- lisenssien ja hallintaoikeuksien siirtyminen
- avoimet tukipyynnöt
- olemassa olevan dokumentaation luovutus
Meille ei ole yllätys, että dokumentaatio ei vastaa useinkaan tarpeisiimme. Frendy ottaa sen vastaan niin sanotussa “as is” -tilassa ja täydentää sitä systemaattisesti käyttöönoton aikana.
Projektin toteutus
Varsinainen siirtymä toteutetaan vaiheittain Frendyn käyttöönottomallin mukaisesti.
Peruspalveluiden käyttöönotto kestää tyypillisesti noin kuukauden eikä vaadi merkittävää työpanosta asiakkaalta. Asiakkaan rooli on pääasiassa päätösten hyväksyminen ja tarvittavien tietojen toimittaminen.
Laajemmat kokonaisuudet – esimerkiksi konesaliratkaisut tai suuremmat migraatiot – voivat kestää pidempään.
Projektin aikana viestintä pidetään aktiivisena. Perustamme projektille yhteisen työtilan ja järjestämme säännölliset tilannepalaverit, joissa käydään läpi projektin eteneminen ja mahdolliset avoimet kysymykset.
Käyttöönotto ei perustu yksittäisten asiantuntijoiden muistiin, vaan Frendyn dokumentoituihin toimintamalleihin. Tämä tekee projektista ennustettavan sekä asiakkaalle että meille.
Kun palveluiden käyttöönotto on valmis, ympäristö siirtyy teknisesti Frendyn palvelutuotannon vastuulle.
Autoklinikan IT:n palveluiden käyttöönotto sujui mallikkaasti
Valtakunnallinen korjaamoketju Autoklinikka etsi aloitteellista IT-kumppania, joka varmistaisi sujuvan arjen lisäksi IT:n pitkäjänteisen kehittämisen. Vaikka Frendystä syntyi nopeasti ”oikeantuntuinen” vaikutelma, kumppanin vaihtaminen herätti silti epäilyksiä.
“Eniten jännitti käyttöönotto, mutta nyt pitää sanoa, että huoli oli aivan turha”, toimitusjohtaja Antti Huhtala kertoo käyttöönottoprojektin jälkeen.
Psst. Ota myös IT-kaverin somekanavat seurantaan!
Julkaisemme somessa tietoiskuja ja mielenkiintoisia tietoturvauutisia.
