Ota käyttöön kolmen stepin malli – hallitse tietotyön kaaosta

Kalenteri täyttyy palavereista ilman taukoja, hypimme työpäivän asiasta toiseen ja päivän päättyessä on kaaos sekä työpöydällä että mielessä.

Ota työarki haltuun näiden kolmen stepin avulla ja parannat työtehoa, omaa jaksamista ja työnjälkeä.

1. Synkronoi työ yhdellä tehtäväjärjestelmällä

Keskitä henkilökohtaiset tehtävät Microsoft To Do -listaan. Muuta liputetut sähköpostit automaattisesti tehtäviksi.

To Do-tehtävät näkyvät myös Plannerissa, jossa voitte hallinnoida koko tiimin työkuormaa yhdestä näkymästä.

Näin kestät paremmin kartalla työtehtävistäsi ja pystyt suunnittelemaan työpäiväsi, ja Plannerista näette koko tiimin kokonaistilanteen.

2. Priorisoi päivittäin 1–5 tärkeintä tehtävää, siivoa työlista viikoittain

Aloita aamu 10 minuutin To Do -listan tsekkauksella vaikka aamukahvin tai -teen kanssa: valitse Minun päivä -näkymään 1-5 tärkeintä tehtävää, ajasta ne ja jätä loput tulevaan päivään.

Tee iltapäivällä toinen katselmus ja siirrä keskeneräiset seuraavaan päivään.

Pidä viikoittainen katselmus: siivoa, yhdistä, poista ja delegoi.

3. Tee työ näkyväksi – varaa aikaa valmistautumiseen ja purkuun

Varaa ennen jokaista kokousta 15-45 minuuttia aikaa valmistelulle ja 5-15 minuuttia kokouksen jälkeen sen purkamiselle ja muistiinpanoille. Käytä Teamsissä Varattu- ja Älä häiritse-tiloja.

Älä hyväksy palavereita, jotka ovat menevät valmistautumis- tai purkuajan päälle.

Muista myös hyödyntää vinkit kokousmuistiinpanoihin: Kokousmuistiinpanot Teamsissä — 3 vinkkiä

Lisävinkki! 20-20-sääntö

Käytä 20–20-sääntöä: joka 20. minuutti, 20 sekunnin tauko, katse pois näytöstä.

---

Kun työ näkyy ja rytmi pysyy hallussa, jaksaminen ja keskittymiskyky kiittävät – ja tietotyön kaaoksesta tulee ennakoitavaa, hallittua ja stressittömämpää.