Tomas Tuohimäki | Frendy

Tammikuussa 2024 saatiin odotettuja uutisia: Copilot for Microsoft 365:n saatavuus on laajentunut myös pienille ja keskisuurille yrityksille. Tämä tarkoittaa, että nyt kaikki yritykset, riippumatta koostaan, voivat hyödyntää Copilotin tarjoamia etuja.

Microsoftin tekoälyavustin Copilot toimii Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa ja OneNotessa kuin sisäänrakennettu ChatGPT: se voi luoda esityksen tekstistä, tiivistelmän pitkästä tekstistä tai kääntämään tekstin eri kielille. Lisäksi Copilot for M365 tekee muistiinpanot ja yhteenvedot Teams-kokouksista.

Kysy meiltä miten yrityksesi voi hyötyä Copilotista

Mutta entä nyt – tekeekö tekoäly PK-yritysten arjesta automaattisesti auvoa? Tuskin sentään, mutta se voi olla loistava arkea helpottava työkalu, kunhan yrityksessä on huomioitu muutama asia ennen käyttöönottoa:

Askel 1: Pääsyoikeudet kuntoon

Kun käyttäjä antaa Copilotin käskyn tehdä tiivistelmä yrityksen toiminnasta vuonna 2024, mistä tiedoista Copilot tiivistelmän tekee? Onko sillä pääsy hallituksen ja toimitusjohtajan dokumentteihin? Voiko se tehdä työntekijälle tiivistelmän toimitusjohtajan sähköpostiviesteistä ensimmäiseltä kvartaalilta?

Eli – ennen tekoälyn maailmaan sukeltamista, oikeat pääsyoikeudet oikeille henkilöille. Copilot noudattaa samoja käyttöoikeuksia, kuin käyttäjälle on muutenkin annettu M365-ympäristöön. Lähtökohtaisesti rivityöntekijä ei pääse tarkastelemaan johtoryhmän dokumentteja tai tuotannon tietokoneelta ei pääse tarkastelemaan HR-tietoja myöskään Copilotia hyödyntämällä.

Ongelmia voi löytyä, jos käyttöoikeuksien hallinta ei ole ajan tasalla. Yrityksissä muistetaan kyllä antaa käyttö- ja pääsyoikeudet uusiin sijainteihin, kun työntekijä hyppää vaikkapa roolista toiseen, mutta vanhojen oikeuksien poistaminen unohtuu. Näin voi syntyä tilanteita, joissa Copilotin avulla henkilö voi päästä käsiksi aineistoon, johon hänellä ei enää ole oikeuksia.

Vinkki!

• Luokaa käyttäjien elinkaaren- ja pääsynhallintaan selkeät prosessit ja noudattakaa niitä huolellisesti.
• Erottakaa IT-henkilökunnan henkilökohtaiset tunnukset admin-tunnuksista, joilla käsitellään pääsyä arkaluontoisiin tietoihin.

Nämä kannattaa tehdä, vaikka ikinä ei ottaisi Copilotia käyttöön.

Askel 2: Ajantasainen tieto Copilotin käyttöön

Copilot for Microsoft 365 on tekoälyavustaja, joka ”tietää” tasan tarkkaan sen tiedon, mitä sille annetaan yrityksen pilviympäristössä. Siksi ei ole yhdentekevää, millaista tietoa yrityksen M365-pilviympäristöön on tallennettu. Jos Copilotille annetaan yrityksen intranetin tiedot ja intranetistä löytyy kaikki vuosien saatossa sinne kertyneet tiedot, voi Copilot neuvoa käyttäjää täysin hakoteille.

Kaikkea yrityksen käsittelemää tietoa tulisi johtaa systemaattisesti, ja siirtää vaikkapa aktiivisesti käytössä oleva tieto ja vanhempi tieto eri paikkoihin.

Kun vanhempi tieto on selkeästi oma kokonaisuutensa, on helppo kertoa Copilotille, että älä huomioi tätä tietoa vastauksia generoidessa.

Vinkki!

• Ottakaa haltuun tiedon elinkaaren hallinta sisältäen muun muassa sen tallentamisen, luokittelun, ylläpidon ja vanhentuneen tiedon poistamisen

Askel 3: Vain tarkoituksenmukainen tieto Copilotille

Copilot tarvitsee riittävästi tietoa, mutta pitääkö sen päästä käsiksi kaikkeen yrityksen tiedon? Todennäköisesti ei, vaikka sisäiset käyttö- ja tarkasteluoikeudet olisikin asianmukaisesti rajattu. Syynä on tietoturva – sillä vaikka Microsoft huolehtiikin tietoturvasta ja Copilotin tiedot ovat vain yrityksen sisäisessä käytössä, ei tietoturva-asioissa voi olla liian varmoilla vesillä.

Vinkki!

• Linjatkaa, mitä tietoa Copilotille syötetään. Harkitkaa, kannattaako jättää arkaluontoiset henkilötiedot, HR-data ja vaikkapa johtoryhmän käsittelemät liikesalaisuudet Copilotin ulkopuolelle.

Askel 4: Henkilöstön kouluttaminen

Mitä hyötyä on tekoälyavustajasta, jos käyttäjät eivät osaa hyödyntää sitä? Niinpä. Tekoäly on tärkeää jalkauttaa luontevaksi osaksi työntekoa. Henkilöstöä voi tukea tekoälyn käyttöönotossa koulutuksilla, joissa käydään läpi, miten tekoälyä voi käyttää rutiinitehtävissä sekä työn tehostamisessa. Vain kouluttamalla voi varmistua, että tekoälystä saadaan kaikki hyödyt irti ja 30 dollarin kuukausihinnalle per käyttäjä vastinetta.

Vinkki!

• Pohtikaa, missä tehtävissä tekoälyä hyödynnetään teidän yrityksessä ja miten sen käyttö aiotaan jalkauttaa organisaatioon.

Hiljaa hyvää tulee, sanoi suomalainen IT-asiantuntija

Etenkin hallitusti käyttöönotettu Copilot voi olla PK-yritykselle kilpailuetu. Vaikka hypetys on kuumimmillaan, voi olla hyvä laittaa jäitä hattuun ja varmistua, että yrityksen IT on AI-ready eli valmis tekoälyn käyttöönottoon. Suomenkielisillä yrityksillä onkin hyvin aikaa valmistautua, sillä Copilotin suomenkielinen tuki on tulossa vasta vuoden ensimmäisen puolikkaan aikana.